Service-bureau in Dordrecht
De VKB heeft een dienstverlenend bureau, dat in Dordrecht gevestigd is. We hebben een gemotiveerd team, maar het is niet groot. Het geheel bestaat uit ruim 5 fte, verdeeld over een aantal fulltimers en parttimers. Een overzicht van het team en de aanwezigheid van de medewerkers vindt u hier.
Met dit team wordt de VKB als vereniging ondersteund (bestuur, commissies, beleidsvoorbereiding, belangenbehartiging). Ook handelen we de bestellingen van Kerkbalansmaterialen af (vooral in het najaar) en bestellingen van onderscheidingen (hele jaar door).
Tegelijk worden door het jaar heen ongeveer de helft van de medewerkersuren besteed aan communicatie (productie Kerkbeheer, website, nieuwsbrieven), inhoudelijke vragen, netwerkontwikkeling, research en dergelijke. Dat is dan wel belegd over meerdere personen.
Dit betekent dat we veel om handen hebben. Maar ook dat we niet altijd meteen een antwoord hebben op een vraag die gesteld wordt, omdat de medewerker die in juist dat onderwerp gespecialiseerd is, niet beschikbaar is. Soms hebben we ook tijd nodig om zaken voor de vragensteller uit te zoeken, of om iemand uit het VKB netwerk te vinden, die adequaat op de gestelde vraag kan ingaan, als wij dat zelf minder goed kunnen.
Onze uitgangspunten en de waarden vanwaaruit wij werken, zijn neergelegd in het document: ‘VKB-Bureau Dordrecht – Waarden-vol werken’
BIA-Vragen
We leven van afkortingen, dus deze vragen hebben we tot BIA-vragen gedoopt. BIA staat dan voor Binnengekomen Inhoudelijke Adviesvraag. Het register waarin we de afhandeling bijhouden heet inmiddels het BIA-register. De BIA-vragen kunnen uiteenlopen van tamelijk snel te beantwoorden vragen tot gecompliceerde kwesties. Soms zit er trouwens achter een schijnbaar eenvoudige vraag een ingewikkelder verhaal. “Ja er heeft een meneer gebeld met een kort vraagje”. Maar dan loopt het uit tot een gesprek van een half uur. Soms is het inderdaad: hoe zit het, even voor de zekerheid Dordrecht bellen? Maar soms blijkt er een slepend conflict achter te liggen. Dan vindt de bellende kerkrentmeester of voorzitter van een college van kerkrentmeesters het maar wat fijn om zijn verhaal eens te houden tegen onze ervaringen (die wij natuurlijk weer opdoen door van andere situaties kennis te hebben). Kortom: het is een veelheid van vragen dat per telefoon of per mail binnenkomt. Ook worden vragen soms gesteld in ontmoetingen, of via landelijke of provinciale bestuursleden van de VKB.
Hoe werkt het in de praktijk?
Bij een binnenkomende vraag begint het met een soort ‘triage’: waar gaat het precies over en wie van ons team is dan degene die daar het best op kan antwoorden of er mee aan de slag kan? Vervolgens wordt zo’n vraag dan aan iemand van ons team doorgespeeld. U begrijpt dat met de beperkte omvang van ons bureau er wel enige tijd gemoeid kan zijn voordat de juiste reactie kan worden gegeven. Natuurlijk doen we ons best, maar de kerkrentmeester die belt met een specifieke vraag “en vanavond hebben we vergadering, dus dan moet ik het weten”, moeten we wel eens teleurstellen.
Weet de weg te vinden
Toch moedigen wij alle colleges en individuele kerkrentmeesters aan om met vragen te komen. Wel adviseren we om eerst even te kijken op onze site bij de ‘Kennisbank’ of u daar al de informatie vindt die u verder helpt. We plaatsen steeds meer informatie-items op basis van de gestelde vragen, zodat ook zonder te bellen of te mailen kerkrentmeesters en andere belanghebbenden zich kunnen informeren. Maar als u er niet uit komt, bel of mail ons gerust. Want BIA-vragen zijn ook voor ons leermomenten. We hebben er in Dordrecht allemaal veel aardigheid in om ons er steeds weer in te verdiepen, om dingen uit te zoeken en om een vragensteller op weg te helpen.
Elk VKB-lid heeft per jaar 240 minuten ‘gratis’ adviestegoed vanuit het bureau, op grond van de betaalde jaarcontributie. Als er langere advies- of ondersteuningstrajecten vanuit het bureau gewenst zijn, zullen daarvoor offertes worden gemaakt en facturen worden verzonden.
Openingstijden bureau
Ons bureau is geopend van maandag t/m donderdag van 8.30 tot 17.00 uur en vrijdags van 8.30-12.30 uur. Wilt u contact opnemen? Klik hier.
Jos Aarnoudse, directeur VKB-bureau Dordrecht
